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“供應商欺詐”如何防范?

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-06-27  來(lái)源:采購經(jīng)理人
核心提示: “供應商欺詐”,這個(gè)詞乍聽(tīng)起來(lái)高深莫測,似乎和訴訟、官司、賠償這類(lèi)法律事務(wù)息息相關(guān),并且遠離我們日常的供應商管理事務(wù)。
       “供應商欺詐”,這個(gè)詞乍聽(tīng)起來(lái)高深莫測,似乎和訴訟、官司、賠償這類(lèi)法律事務(wù)息息相關(guān),并且遠離我們日常的供應商管理事務(wù)。
 
       其實(shí)不然!從事采購工作的人員或許每天都在和“供應商欺詐”打交道,只是我們沒(méi)有意識到或者沒(méi)有特別在意。
 
 
       要認識到什么是“欺詐”,舉例來(lái)說(shuō),我們可能遇到過(guò)這樣的供應商。為了取得訂單,承諾了一個(gè)明知達不成的交貨期,等時(shí)間臨近了,再采用軟磨硬泡的方法迫使采購員接受事實(shí)。
 
       這類(lèi)事件算不算“欺詐”?還有一些供應商,為了獲得供應準入資質(zhì),提供虛假的ISO認證證書(shū)。
 
       雖然沒(méi)有因此而給公司造成實(shí)質(zhì)損失,但這算不算“欺詐”呢?更有甚者,打著(zhù)低價(jià)的旗號進(jìn)行競價(jià),中標后卻屢屢編織各種理由要求提價(jià),導致采購方無(wú)法按照預算完成項目。這又算不算“欺詐”呢?
 
       要區分是否為欺詐,前提是判斷供應商是否故意為之。然而,在現實(shí)情況中,我們往往很難進(jìn)行判斷。
 
       一是因為供應商不會(huì )主動(dòng)告訴我們這是否是他們的故意行為。他們會(huì )以各種借口來(lái)推卸規避責任,迷惑采購方;另一個(gè)原因是,假如不是涉及到金額特別大的損失,作為采購人員,誰(shuí)愿意承認自己遭遇到了“供應商欺詐”呢?
 
       因此,這類(lèi)事件往往最終會(huì )被歸入到“供應商履約能力不足”的范疇里而沒(méi)有被深究。
 
       在我們的日常工作中類(lèi)似的事情層出不窮,除了上面所說(shuō)的“時(shí)間欺詐”,還有“價(jià)格欺詐”、“數量欺詐”、“質(zhì)量欺詐”、“服務(wù)欺詐”、“財務(wù)欺詐”、“合同欺詐”等“花樣繁多、種類(lèi)各異”的情況。
 
       套用范偉在小品“賣(mài)拐”里的一句話(huà),叫做“防不勝防”!
 
       以最常遇見(jiàn)的“價(jià)格欺詐”為例。我國《價(jià)格法》第十四條第四項規定,經(jīng)營(yíng)者不得利用虛假或者使人誤解的價(jià)格手段,誘騙消費者或者其他經(jīng)營(yíng)者與其進(jìn)行交易。
 
       在國家計委出臺的《禁止價(jià)格欺詐行為的規定》里,已經(jīng)明確認定了十三種價(jià)格欺詐行為。
 
       以上這些欺詐行為更多地是由供應商一方所為,而另外有一些欺詐卻是供應商一方單獨所無(wú)法完成的。它需要與采購方或采購方的合作伙伴進(jìn)行配合,通過(guò)內外勾結來(lái)實(shí)現。
 
       例如,由于合作伙伴有意或無(wú)意的信息披露,導致供應商獲取了采購方的敏感信息,最終造成采購方的損失。
 
       或者,供應商采用賄賂的方式,甚至是采購方主動(dòng)索賄,合謀出賣(mài)公司的利益。這一類(lèi)型的欺詐在我們的日常工作中也偶有發(fā)生。
 
       由此看來(lái),供應商欺詐并不遠離我們日常的供應管理工作。相反,我們似乎無(wú)時(shí)無(wú)刻不在面臨著(zhù)“被欺詐”的風(fēng)險,隨時(shí)隨地都要準備著(zhù)與“欺詐”進(jìn)行斗爭。
 
       很遺憾的是,日常工作中大部分的“供應商欺詐”都被簡(jiǎn)單地歸入了“供應商履約能力不足”的范疇。
 
       我們知道,“供應商履約能力不足”與“供應商欺詐”的處理方式是截然不同的。前者要求采購方根據供應商的能力差距,在適當時(shí)候提供輔導和幫助,以提升其履約能力;而對后者的處理,無(wú)論是由于供應商一方的故意所為,或是內外勾結、串通合謀,凡是欺詐行為,企業(yè)應當采取的態(tài)度都是“零容忍”的。
 
       “一經(jīng)發(fā)現,嚴肅處理”是許多跨國企業(yè)的通行做法。
 
       因此,錯誤地將“供應商欺詐”歸類(lèi)為“供應商能力問(wèn)題”,既無(wú)法杜絕該類(lèi)事件的再次發(fā)生,更嚴重的后果是,供應商會(huì )抱著(zhù)被姑息、僥幸的心態(tài)一而再、再而三地觸碰道德底線(xiàn)。
 
       例如,缺乏經(jīng)驗的采購員在遇到供應商交期延誤或價(jià)格上浮時(shí),對供應商提供的理由沒(méi)有深究,而是在一通訓斥后,被動(dòng)地予以接受。
 
       對于供應商而言,這樣的“違法成本”是極低的,因此他們會(huì )不斷地嘗試使用類(lèi)似的方法來(lái)追求利益的最大化,甚至變本加厲!
 
       由于發(fā)達國家法律法規比較健全,跨國企業(yè)已經(jīng)適應了這些嚴格的控制要求,并在內部建立了一系列規章制度以使企業(yè)避免遭受到“供應商欺詐行為”的損害。
 
       有些企業(yè)甚至為了確保自身不被卷入不必要的“欺詐事件”,不僅承諾不發(fā)生欺詐行為,還主動(dòng)地規避可能產(chǎn)生“欺詐”行為的各種情況。
 
        那么,企業(yè)如何才能有效地避免此類(lèi)事情的發(fā)生呢?
 
        我們可以按照時(shí)間順序分為事前、事中和事后控制這三種控制方式。
 
 
1  事前控制
 
       培訓和教育是一種典型的事前控制手段。在很多跨國企業(yè)里,每年都要求供應商和采購人員進(jìn)行“道德和商業(yè)行為準則”的系列培訓。
 
       每一位員工或者供應商都需要在規定的時(shí)間內完成培訓,并且簽訂“道德與行為準則”承諾書(shū)。從某種程度上,培訓不能100%杜絕問(wèn)題的發(fā)生,但至少能確保供應商和員工知道什么可為、什么不可為,并且了解行為發(fā)生的后果。
 
       除此以外,我們還應當關(guān)注與供應商在契約關(guān)系上的建立是否規范合理,是否有效規避了欺詐行為的發(fā)生。
 
       作為采購人員,除了考核供應商的履約能力外,還應當評估供應商在商業(yè)道德倫理上的歷史表現。通過(guò)第三方了解供應商的誠信記錄,及時(shí)掌握并控制好該類(lèi)風(fēng)險。
 
 
2  事中控制
 
       事中控制對供應管理流程提出了很高的要求。它需要供應管理團隊建立一套條理嚴謹的供應商管理程序和政策,確保事中控制的效率和效果。
 
       在這里,可以運用標準,例如ISO或行業(yè)標準、甚至是企業(yè)標準,對供應商的體系進(jìn)行定期審核,發(fā)現流程中存在的風(fēng)險和漏洞,及時(shí)給予修補。
 
       某些情況下,還需要利用信息技術(shù)、數據分析軟件等工具對問(wèn)題原因進(jìn)行分析。例如,筆者曾經(jīng)遇到的一個(gè)實(shí)際案例。
 
       某物流倉儲服務(wù)提供商的員工,利用客戶(hù)系統的漏洞,瞞報或漏報實(shí)際庫存數,從而導致客戶(hù)遭受到財務(wù)損失。對于此類(lèi)問(wèn)題,單純查看系統報表是無(wú)法找到根本原因的。
 
       我們通過(guò)現場(chǎng)調查、流程分析、數據比對等方法,結合“根本原因分析方法”如“魚(yú)骨圖”、“因果樹(shù)”最終鎖定了可疑的對象,找到了真正的罪魁禍首。
 
       因此,數據分析和流程的可視化在事中控制中尤為重要。單純依靠一線(xiàn)采購人員的自我意識和經(jīng)驗來(lái)規避“欺詐”風(fēng)險往往收效甚微,優(yōu)秀的公司往往花費大量精力制定流程,設計控制手段,以確保欺詐行為在第一時(shí)間被發(fā)現和有效預警。
 
 
3  事后控制

事后控制是指在欺詐事實(shí)發(fā)生后,如何減少損失并且及時(shí)修補流程,避免問(wèn)題的再次發(fā)生。正如之前所述,很多企業(yè)對“欺詐行為”是“零容忍”的。
 
       小則警告處罰、取消供應商資格,大則訴諸法律解決。對于這些問(wèn)題的處理,公司需要有一套具備可操作性的流程制度或是政策。
 
       當采購方遭遇到供應商欺詐后,什么情況下可由采購員按照政策獨 立處理,什么情況下需要有法律部門(mén)的專(zhuān)家介入解決,這些都需要在流程中予以明確規定。
 
       在控制方式的選擇上,事后控制是成本最高的一種控制方式。在這一階段,往往損失已經(jīng)發(fā)生。幸運的話(huà),企業(yè)可以通過(guò)各種手段追回損失。
 
       而更多的情況是企業(yè)不僅白白遭受了損失,而且取消與該供應商未來(lái)的合作將增加開(kāi)發(fā)后續新供應商的成本。
 
因此,我們應當盡可能地將控制的重點(diǎn)放在事前控制階段。
 
 
       有效防止供應商欺詐對于企業(yè)尤其是中國企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)新課題。由于全球化和競爭壓力導致近幾年遭受欺詐的公司數量不斷攀升,企業(yè)更應當把防止供應商欺詐作為一項公司政策給予細化落實(shí),并通過(guò)不斷完善流程和制度、加強監督與控制來(lái)有效規避“供應商欺詐”行為的發(fā)生。
編輯:foodqm

 
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